Begrepet organ i arkivlovens forstand

Generelt 
I "Forskrift om offentlege arkiv" § 1-1 heter det bl.a.: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her". Dette betyr at en kommune må ta stilling til om den skal betraktes som ett eller flere organ i arkivlovens forstand. Kommunens valg her har konsekvenser for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikten (§ 2-6) og om det skal utarbeides en eller flere arkivplaner (§ 2-2) i kommunen.

Loven presiserer videre følgende: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23".

Bruken av begrepet organ i Eidskog kommune

Eidskog kommune skal betraktes som ett organ i arkivlovens forstand.

Bakgrunnen for denne bestemmelsen er å legge forholdene til rette for å oppnå de mål Eidskog kommune har satt seg med denne arkivplanen.

Arkivorganisering

Eidskog kommune har et felles postmottak for rådhuset, helseenhetene, skolene og barnehagene som er lagt til dokumentsenteret i rådhuset på Skotterud. Dokumentsenteret er plassert i digitaliseringsenheten som ligger direkte under rådmannen. I tillegg er det et postmottak for PPT og Barnevern, som er fysisk plassert  på Magnor. 

Den sentrale arkivtjenesten (dokumentsenteret) bruker et sak-/arkivsystem som er Noark 5 godkjent.

Siden år 2000 har deler av arkivfunksjonene for ytre virksomheter blitt koblet til den sentrale arkivtjenesten i kommunen. Saksarkivet er integrert i hovedsystemet for saksbehandling og arkiv i Eidskog kommune. Ytre virksomheter som skoler og barnehager har egne register for spesialarkiv.